🖥 Pourquoi et comment intégrer une solution de gestion documentaire ? (Fiche pratique 3) 🖥

▶️ Contexte
Une PME dépense en moyenne 25 000€ par an pour la gestion de ces documents au format papier.
En effet, le coût moyen de traitement d’une facture fournisseur et de 8€ et le coût de traitement d’une facture de vente est de 3€ (1)
Implémenter une solution de GED permet d’automatiser ces processus et permet de réduire de 80% les coûts opérationnels correspondants

▶️ Pourquoi intégrer une solution de gestion documentaire ?
Les principales raisons d’opter une solution de GED sont
👉 d’apporter de la sérénité et d’améliorer la productivité de vos collaborateurs
Que ce soit en entreprise ou en télétravail, le mise à disposition d’un espace de gestion documentaire permet à l’ensemble des collaborateurs
✔ d’accéder à l’ensemble des documents qui leur sont utiles
✔ de collaborer à la création et à la validation des contenus
✔ d’échanger avec leur contacts professionnels
👉 d’améliorer votre rentabilité financière
Sur la base des les coûts avancés précédemment, l’économie annuelle potentielle est de l’ordre de 20 000€ par an
👉 de renforcer la sécurité et la confidentialité des données
Une solution de gestion documentaire permet de bénéficier de technologies avancées pour
✔ la gestion fine des droits d’accès et des permissions (lecture, modification, …)
✔ la gestion de la durée de partage des documents
✔ la sauvegarde des données
👉 d’avoir la possibilité d’intégrer vos applications clés (gestion commerciale, CRM, …)
✔En liant le système de gestion documentaire à vos autres applications métier vous pourrez consulter toutes vos informations de manière centralisée
👉 de renforcer votre conformité RGPD et d’anticiper d’autres obligations
✔Un système de gestion documentaire est un moyen simple et efficace qui permet d’optimiser l’organisation, le contrôle et la sécurité de vos documents conformément à la législation
✔Dans un calendrier établi, l’ensemble des entreprises doivent émettre et recevoir leurs factures au format électronique. Dans ce cadre une GED permet de créer un espace d’échange digital entre chaque organisation et son écosystème

▶️ Comment intégrer une solution de gestion documentaire ?
Pour réussir le projet de mise en place et d’exploitation de la solution, nous vous recommandons de suivre une méthodologie en 5 étapes :
✔ recueillir les besoins documentaires
✔ rédiger un cahier des charges
✔ définir les critères de choix de la solution
✔ identifier et tester plusieurs solutions
✔déployer la solution dans toute l’entreprise en sensibilisant et en formant les collaborateurs

📢 Synthèse
La mise en place d’une solution de gestion documentaire constitue un projet structurant.
Nous identifions 2 facteurs clés de succès principaux :
✔ la nécessaire structuration des données lorsque c’est nécessaire
✔ l’application de la méthodologie brièvement décrite dans ce post
Référence (1) Source IGF et enquête réalisée en 2020 auprès de 212 entreprises

François Pobelle

François Pobelle a obtenu son diplôme d’ingénieur mécanique en 1986 à l’école nationale d’ingénieurs de Belfort (ENIB devenue UTBM). Puis, il a enrichi sa formation en se spécialisant en management à l’I.A.E. de Dijon pour obtenir un MBA en gestion en 1988.

Recruté par « Pratic » à l’issue de son stage de fin d’études en management, il s’est vu confier un an plus tard le premier audit de Peugeot pour la mise en place de la première version du référentiel d’évaluation d’aptitude qualité fournisseur (EAQF). Ce projet a marqué ses premiers pas dans le monde des systèmes de management qualité.

Par la suite, désigné pour piloter le système Qualité du groupe devenu « EM Technologies », il a obtenu les certificats ISO/TS 16949, ISO 14001 et OHSAS 18001 pour les différents sites.

Son aventure avec ce groupe, devenu « Maike Automotive », s’est achevée en 2018. Néanmoins, sa passion pour les systèmes de management est restée intacte et l’a inspiré à fonder QSE Perf, axé sur l’audit et l’amélioration des entreprises.